En muchas pequeñas empresas, la documentación crece más rápido de lo que se organiza. Un contrato que no aparece, una factura mal emitida o una carpeta sin actualizar dan la sensación de ser detalles sin importancia, hasta que nos encontramos con problemas reales. ¿Y qué se puede hacer al respecto? Desde Dompa Gestión, su asesoría en Ourense, le queremos hablar en este artículo de los 5 errores que más frecuentemente cometen las PYMES con su documentación para que, una vez los sepa, no caiga en el fallo de cometerlos.
Falta de planificación documental
Uno de los errores más frecuentes es avanzar sin un sistema claro para clasificar, archivar y revisar documentos. La ausencia de dicho plan provoca duplicidades, pérdida de información y dificultades para responder ante auditorías, trámites o requerimientos oficiales. Solamente una estructura ordenada le evitará retrasos y le facilitará la toma de decisiones.
Errores en la facturación y el cumplimiento de sus plazos
Modificar facturas ya emitidas, omitir datos obligatorios o emitir documentos incompletos son fallos más comunes de lo que parece. En un contexto marcado por la Ley Antifraude, cualquier irregularidad puede terminar derivando en sanciones. Por eso mismo, teniendo procedimientos claros y haciendo revisiones periódicas, se puede asegurar que todo está al día.
Contabilidad y gestión financiera insuficiente
Muchas PYMEs confían en hojas de Excel como único sistema de control. Y esa es una costumbre que termina generando descuadres, falta de trazabilidad y problemas a la hora de presentar impuestos. Si de verdad quiere cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales, desde nuestra asesoría en Ourense le podemos recomendar herramientas alternativas.
Falta de digitalización y trazabilidad
Guardar documentos en varios equipos, carpetas o aplicaciones sin un criterio general complica el acceso y dificulta el cumplimiento normativo. En este sentido, la digitalización ayuda a organizar, encontrar y proteger la documentación, algo especialmente relevante en inspecciones, auditorías o procesos internos.
Desconocimiento del RGPD y sus obligaciones
Formularios sin clausulado, copias descontroladas, contraseñas débiles o almacenamientos inseguros también son fallos habituales en las PYMES que, en este caso concreto, pueden vulnerar la normativa de protección de datos. El desconocimiento no exime de responsabilidad, por lo que es fundamental contar con pautas claras para tratar con seguridad la información personal de clientes y empleados.
Cómo podemos ayudarle desde Dompa Gestión
En Dompa Gestión trabajamos para que su empresa nunca llegue a estos escenarios. El equipo de nuestra asesoría de Ourense, gracias a sus más de tres décadas de experiencia, le ofrece asesoría integral en fiscalidad, contabilidad, laboral y legal, adaptando la gestión documental a la normativa vigente.
Le ayudamos a planificar, digitalizar y controlar sus documentos, a cumplir con la Ley Antifraude y el RGPD y a evitar errores que puedan afectar a su negocio. De esta forma, solo tendrá una preocupación: hacer crecer su negocio. Llámenos y nos ocupamos de todo lo demás.